Politique de confidentialité

Traduction de travail fournie à titre purement informatif. Seule la version espagnole fait foi.

Go4Future Consulting e.U. – DeCA Portal

Version : 1er octobre 2026

1. Responsable du traitement et contact

Responsable du traitement au sens du règlement général sur la protection des données (RGPD) :

Go4Future Consulting e.U. Dr. Rudolf Klafsky-Straße 18, 2500 Baden, Autriche Courriel : datos@decaportal.es Téléphone : +43 660 240 48 09

Contact pour les questions de protection des données : Dr. Thomas Leopoldseder, datos@decaportal.es

Nous n’avons pas désigné de délégué à la protection des données, les conditions de l’article 37 du RGPD n’étant pas réunies.

2. Champ d’application

La présente Politique de confidentialité s’applique au site web decaportal.es, à l’application app.decaportal.es et aux services associés. Elle informe sur les traitements de données à caractère personnel dont nous sommes responsables, ainsi que sur leur délimitation par rapport aux traitements que nous effectuons pour le compte de nos clients.

3. Répartition des rôles

3.1 Responsabilité propre. Pour le traitement des données de nos prospects, de nos clients et de leurs utilisateurs, ainsi que pour l’exploitation du site web, nous agissons en qualité de responsable du traitement. Ces traitements sont décrits au point 4.

3.2 Sous-traitance. Pour les contenus que nos clients téléversent, transmettent et enregistrent au moyen de la Plateforme, en particulier les données des conducteurs, des personnes de contact des expéditeurs, des destinataires et des autres intervenants figurant dans les documents de contrôle, le responsable du traitement est le client concerné. Dans cette mesure, nous agissons en qualité de sous-traitant (point 5).

4. Traitements effectués sous notre propre responsabilité

4.1 Mise à disposition du site web et journaux du serveur

Lorsque vous accédez à notre site web, nous traitons l’adresse IP, la date et l’heure de l’accès, la page consultée, le volume de données transmis, la page de provenance ainsi que les informations relatives au navigateur et au système d’exploitation.

Finalité : mise à disposition technique, sécurité des systèmes, analyse des erreurs et prévention des accès abusifs. Base juridique : article 6, paragraphe 1, point f), du RGPD, intérêt légitime à un fonctionnement sûr et stable.

4.2 Prise de contact

Si vous nous contactez au moyen du formulaire de contact, par courriel ou par téléphone, nous traitons votre nom, le nom de votre entreprise, votre adresse électronique, le cas échéant votre numéro de téléphone et le contenu de votre demande.

Finalité : traitement de la demande et réponse à celle-ci. Base juridique : article 6, paragraphe 1, point b), du RGPD pour les demandes précontractuelles ; dans les autres cas, article 6, paragraphe 1, point f), du RGPD.

4.3 Préinscription et liste d’attente

En cas de préinscription, nous traitons les coordonnées, les données relatives à l’entreprise et la date de l’inscription. Nous vous informons ensuite des possibilités d’utilisation de la Plateforme, en particulier de la date de sa disponibilité. La préinscription peut être assortie d’un programme d’avantages et n’oblige pas à conclure un contrat.

Finalité : préparation de la relation commerciale et information sur la disponibilité. Base juridique : article 6, paragraphe 1, point b), du RGPD, en tant que mesure précontractuelle.

4.4 Programme de parrainage

Si nous mettons en place un programme de parrainage, nous traitons les informations indiquant qui a transmis un code promotionnel ou un lien de parrainage, qui s’est inscrit par ce biais et quels avantages en découlent.

Finalité : gestion et décompte du programme d’avantages. Base juridique : article 6, paragraphe 1, point b), du RGPD.

Il n’existe aucune obligation de mettre en place ni de maintenir durablement un programme de parrainage.

4.5 Inscription, gestion des comptes et exécution du contrat

Pour la création et la gestion des comptes clients et des accès utilisateurs, nous traitons des noms, des adresses électroniques professionnelles, des numéros de téléphone, des données relatives à l’entreprise, y compris le numéro d’identification fiscale, des autorisations ainsi que des données d’utilisation et de journalisation.

Finalité : exécution du contrat, authentification, gestion des droits d’accès et traçabilité des modifications. Base juridique : article 6, paragraphe 1, point b), du RGPD ; en ce qui concerne la journalisation des activités, article 6, paragraphe 1, point f), du RGPD.

4.6 Gestion des paiements

Pour la gestion des paiements, nous traitons des données de facturation, des données relatives à l’abonnement et le statut du paiement. Les données de paiement proprement dites sont traitées par notre prestataire de services de paiement ; nous ne recevons aucune donnée relative au moyen de paiement.

Finalité : facturation et respect des obligations fiscales. Base juridique : article 6, paragraphe 1, points b) et c), du RGPD.

4.7 Communications système et support

Pour les confirmations d’inscription, les messages système, les réinitialisations de mot de passe, les messages relatifs aux transactions, les avis de sécurité et les demandes de support, nous traitons l’adresse électronique, le numéro de téléphone, le contenu des messages et des métadonnées techniques telles que le moment de l’envoi et le statut de remise.

Finalité : fourniture technique des fonctions de communication et service client. Base juridique : article 6, paragraphe 1, points b) et f), du RGPD.

4.8 Communications commerciales

Nous n’envoyons des informations sur nos produits, nos nouveautés et des contenus spécialisés qu’aux destinataires qui ont donné à cet effet un consentement distinct et exprès, ou dans le cadre d’une relation contractuelle existante, dans les limites légalement admises.

Finalité : prospection directe. Base juridique : article 6, paragraphe 1, point a), du RGPD ; pour les clients existants, article 6, paragraphe 1, point f), du RGPD.

Le consentement peut être retiré à tout moment au moyen du lien de désinscription figurant dans chaque message ou par courriel à datos@decaportal.es. Le retrait n’affecte pas la licéité du traitement effectué jusqu’alors.

4.9 Sécurité et prévention des abus

Nous traitons des données d’accès et de journalisation afin de détecter, circonscrire et élucider les incidents de sécurité et les utilisations abusives.

Base juridique : article 6, paragraphe 1, point f), du RGPD.

4.10 Respect des obligations légales

Nous traitons des données à caractère personnel dans la mesure où cela est nécessaire au respect d’obligations fiscales, comptables et commerciales.

Base juridique : article 6, paragraphe 1, point c), du RGPD.

5. Traitement pour le compte de nos clients

5.1 Lorsqu’un client utilise la Plateforme pour créer, téléverser, transmettre et conserver des documents de contrôle, ces documents peuvent contenir des données à caractère personnel de tiers, en particulier de conducteurs, de personnes de contact des expéditeurs et des destinataires, ainsi que d’autres intervenants au transport.

5.2 Pour ces données, le responsable du traitement est le client. Nous les traitons exclusivement sur instructions documentées du client, sur la base d’un contrat de sous-traitance conforme à l’article 28 du RGPD. Ce contrat régit notamment l’objet et la durée du traitement, les catégories de personnes concernées et de données, les mesures techniques et organisationnelles, le recours à d’autres sous-traitants, l’assistance au client en ce qui concerne les demandes des personnes concernées, ainsi que la suppression ou la restitution des données à la fin du contrat.

5.3 Les personnes concernées dont les données sont traitées dans ce contexte doivent s’adresser au client concerné, en sa qualité de responsable du traitement, pour exercer leurs droits. Les demandes qui nous parviennent directement sont transmises sans délai au client.

5.4 Il incombe au client d’informer les personnes concernées conformément aux articles 13 et 14 du RGPD, en particulier les conducteurs dont les données ne sont pas collectées auprès d’eux-mêmes.

6. Accès aux documents de contrôle au moyen d’une adresse web unique

6.1 La réglementation applicable exige que chaque document électronique de contrôle dispose d’une adresse web unique permettant son téléchargement direct lors des contrôles routiers, sans authentification supplémentaire. Cela signifie que le fichier, qui peut contenir des données relatives aux conducteurs, aux plaques d’immatriculation et aux entreprises intervenantes, est accessible à toute personne disposant de cette adresse ou du code QR correspondant.

6.2 Les documents de contrôle sont générés par nos clients, soit dans leurs propres systèmes puis téléversés sur la Plateforme, soit dans la Plateforme elle-même à partir des informations qu’ils saisissent et que, le cas échéant, complète un conducteur qu’ils ont invité. Nous plaçons en tête du document téléversé une page de garde contenant le code QR avec l’adresse de téléchargement ainsi que la date et l’heure du téléversement ; le contenu des pages transmises par le client n’est pas modifié. Le document de contrôle généré dans la Plateforme comporte le code QR et les indications horaires dans le document lui-même.

6.3 Afin de limiter les risques associés, nous appliquons les mesures suivantes : construction des adresses au moyen d’identifiants aléatoires à entropie élevée, sans possibilité de déduction ni d’énumération ; transmission exclusivement via HTTPS conformément à la norme TLS 1.2 ou supérieure ; exclusion de l’indexation par les moteurs de recherche ; et désactivation de l’accès public à l’expiration du délai prévu, le document restant à la disposition du client dans son espace protégé.

6.4 La base juridique est le respect d’une obligation légale incombant au client (article 6, paragraphe 1, point c), du RGPD) ainsi que l’exécution du contrat entre le client et nous (article 6, paragraphe 1, point b), du RGPD).

7. Destinataires et sous-traitants

Nous ne communiquons des données à caractère personnel qu’aux catégories de destinataires suivantes :

7.1 Services de communication. Pour l’acheminement des messages SMS, WhatsApp et électroniques, ainsi que des messages d’authentification et des messages système, nous utilisons Infobip. Le traitement a lieu dans des centres de données situés dans l’Union européenne. Sont traités le numéro de téléphone, l’adresse électronique, le contenu des messages et des métadonnées techniques.

7.2 Infrastructure de base de données et de backend. Notre Plateforme fonctionne sur une infrastructure en nuage dotée de services de base de données et d’authentification fournis par Supabase. Sont traitées des données des utilisateurs, des données de l’application et des informations relatives aux documents. Le traitement a lieu dans des centres de données situés dans l’Union européenne, plus précisément à Francfort (Allemagne).

7.3 Hébergement du site web et de l’application. Les contenus du domaine decaportal.es sont hébergés chez Helloly et l’application chez Alwyzon. Le traitement a lieu dans des centres de données situés en Autriche.

7.4 Prestataire de services de paiement. Pour la gestion des paiements, nous utilisons Stripe. Stripe traite les données de paiement en qualité de responsable du traitement indépendant. Nous n’avons pas accès aux données de votre moyen de paiement.

7.5 Analyse d’audience et publicité. Nous n’utilisons Google Analytics, le suivi des conversions de Google Ads et le LinkedIn Insight Tag pour le suivi des conversions de LinkedIn qu’avec votre consentement (point 9).

7.6 Conseillers et autorités. Nous communiquons des données à des conseillers fiscaux, à des représentants légaux et à des auditeurs, ainsi qu’à des autorités et à des juridictions, dans la mesure où cela est légalement obligatoire ou nécessaire à la constatation, à l’exercice ou à la défense de droits en justice.

Des contrats conformes à l’article 28 du RGPD ont été conclus avec tous les sous-traitants. Nous ne vendons pas de données à caractère personnel et ne les cédons pas à des fins publicitaires de tiers.

8. Transferts internationaux

Certains prestataires peuvent traiter des données en dehors de l’Espace économique européen, en particulier dans le domaine des services d’analyse d’audience et de publicité et de la gestion des paiements. Dans de tels cas, nous fondons le transfert sur les clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne et, le cas échéant, sur une décision d’adéquation, complétées par des garanties supplémentaires.

9. Cookies et mesure d’audience

9.1 Nous utilisons des cookies techniquement nécessaires, indispensables au fonctionnement du site web et de la Plateforme. Ceux-ci ne requièrent pas de consentement.

9.2 En outre, sous réserve de votre consentement préalable recueilli au moyen de notre bannière de cookies, nous utilisons des cookies d’analyse et publicitaires, en particulier Google Analytics, le suivi des conversions de Google Ads et le LinkedIn Insight Tag, afin d’analyser l’utilisation du site web et de mesurer l’efficacité de nos campagnes.

9.3 Ces cookies ne sont déposés qu’une fois que vous avez donné votre consentement. Vous pouvez le retirer à tout moment aussi facilement que vous l’avez donné, au moyen du lien « Paramètres des cookies » situé dans le pied de page du site web.

9.4 Les informations détaillées sur chaque cookie, sa finalité, son fournisseur et sa durée de conservation figurent dans notre Politique de cookies.

10. Durées de conservation

Données du compte client et coordonnées : Pendant toute la durée d’existence du compte et 12 mois au-delà
Documents de contrôle et leurs métadonnées : 12 mois à compter de leur téléversement, sauf instruction contraire du client responsable du traitement
Documents de facturation et pièces comptables : Conformément aux délais légaux de conservation
Préinscriptions non suivies de la conclusion d’un contrat : 12 mois à compter de l’inscription
Communications du support : 12 mois à compter de la résolution de l’incident
Journaux du serveur et adresses IP : 6 mois, sauf s’ils sont nécessaires à l’élucidation d’un incident de sécurité
Données traitées sur la base du consentement : Jusqu’au retrait de celui-ci

À l’expiration de ces délais, les données sont supprimées ou anonymisées.

11. Sécurité

Nous appliquons des mesures techniques et organisationnelles appropriées conformément à l’article 32 du RGPD, en particulier le chiffrement des transmissions au moyen de TLS, le chiffrement des données stockées, un contrôle d’accès fondé sur les rôles, l’authentification des utilisateurs, la journalisation des accès, des sauvegardes régulières et le contrôle régulier de l’efficacité de ces mesures.

12. Vos droits

Vous avez le droit :

D’accéder aux données à caractère personnel vous concernant
De demander la rectification de données inexactes
De demander l’effacement
De demander la limitation du traitement
À la portabilité des données
De vous opposer aux traitements fondés sur un intérêt légitime
De retirer un consentement donné, sans que cela n’affecte la licéité du traitement effectué antérieurement

Pour exercer ces droits, adressez-vous à datos@decaportal.es. Nous pouvons vous demander des informations complémentaires permettant de vérifier votre identité.

Vous avez également le droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle. Notre autorité de contrôle chef de file est l’Autorité autrichienne de protection des données (Österreichische Datenschutzbehörde), Barichgasse 40–42, 1030 Vienne, dsb@dsb.gv.at. Les personnes résidant en Espagne peuvent également s’adresser à l’Agencia Española de Protección de Datos (Agence espagnole de protection des données, www.aepd.es).

13. Caractère nécessaire de la communication des données

La communication des données nécessaires à la conclusion du contrat et à la gestion du compte est indispensable pour pouvoir utiliser la Plateforme. Sans ces données, aucun contrat ne peut être conclu ni aucun accès accordé. Le fait de donner son consentement est facultatif et n’est pas nécessaire à l’utilisation de la Plateforme.

14. Absence de décisions automatisées

Il n’est pris aucune décision automatisée, y compris le profilage, produisant des effets juridiques à votre égard ou vous affectant de manière significative de façon similaire.

15. Modifications de la présente Politique de confidentialité

Nous adaptons la présente Politique de confidentialité lorsque les traitements, les prestataires utilisés ou la situation juridique évoluent. La version publiée sur ce site web au moment considéré est applicable.

Dernière mise à jour : 1er octobre 2026

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